Der sogenannte 'Externe Pfad' stellt für die Datenverwaltung einen Zwischenspeicher für Daten unterschiedlichen Typs dar. Er ermöglicht z.B. den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmversionen bzw. das Einlesen externer Daten. Über das Menü Datei in Allmenu können die Daten, die im externen Pfad liegen, in einem Schritt gesichert werden.

Auf welchen Ordner der Externe Pfad zeigt, wird in ProjectPilot eingestellt. Die Standardeinstellung ist ...\Users\Windows_Benutzername\Documents\Nemetschek\Allplan\2013\Extern.

Für jedes Bauvorhaben wird ein Projekt als organisatorische Einheit angelegt. Datentechnisch ist ein Projekt ein Ordner, bildlich gesprochen eine Schublade, in der sich die Teilbilder befinden. Innerhalb eines Projektes können Sie bis zu 9999 Teilbilder anlegen. Für jeden Benutzer steht ein "Privatprojekt" < > zum Üben und Ausprobieren zur Verfügung, das keinen Namen hat. Ein Projekt besteht aus den Elementen Teilbild, Zeichnung, Plan und Layer.

Im Datenpfad Privat liegen Dateien, die nur für einen bestimmten Benutzer zur Verfügung stehen.

Im Bürostandard sind Definitionen von Strichen, Schriftsätzen, Mustern und Schraffuren gespeichert, auf die in einem Netzwerk jeder Benutzer Zugriff hat. Durch Verwendung des Bürostandards stellen Sie ein einheitliches Aussehen der Projekte sicher. Um den Bürostandard zu verändern, müssen Sie als Administrator bzw. als Benutzer mit Administratorrechten angemeldet sein.
Sie können beim Anlegen eines Projektes entscheiden, ob mit dem Bürostandard oder mit projektabhängigen Einstellungen gearbeitet wird. Entscheiden Sie sich für projektabhängige Einstellungen, wird eine Kopie des Bürostandards im Projekt abgelegt. Änderungen haben dann nur Auswirkungen auf das betroffene Projekt.