Versenden von Plänen und sonstigen Dateien über ALLPLAN Exchange

Im Rahmen des "Online-Planversand mit ALLPLAN Exchange" können Sie Ihre Pläne in unterschiedlichen Datenformaten aus ALLPLAN exportieren und gleichzeitig auf die Webplattform Allplan Exchange Web hochladen; von dort können sie anschließend von den von Ihnen dazu autorisierten Projektpartnern herunter geladen werden.

Dazu wird an den von Ihnen definierten Empfängerkreis gleichzeitig mit dem Upload eine Versandbenachrichtigung verschickt, die eine Liste der neu verfügbaren Pläne und Dateien sowie einen entsprechenden Link für den Download enthält.

Wichtig!
Diese Funktionalität erfordert eine Registrierung bei ALLPLAN Exchange. Anwender, die nicht bei ALLPLAN Exchange registriert sind und damit keinen Zugriff auf die Webplattform Allplan Exchange Web haben, können diese Funktionalität nicht nutzen; in diesem Fall können die Daten ausschließlich lokal gespeichert werden.

Pläne für den Versand auswählen

Die für den Versand vorgesehenen Pläne wählen Sie über die bekannte Planstruktur aus (vgl. "Pläne und Dateien für die aktuelle Sendung festlegen"); haben Sie für das Projekt eine projektspezifische Planstruktur angelegt, können Sie die Pläne auch in der von Ihnen angelegten Planstruktur anzeigen lassen.

Die ausgewählten Pläne werden zunächst in die Versandlisten aller Empfänger der aktuellen Empfängerliste aufgenommen; durch Setzen von individuellen Plan-Filtern kann der Umfang der einzelnen Versandpakete für jeden Empfänger individuell gesteuert werden (vgl. "Planfilter für Empfänger setzen").

Lokale Dateiablage

Ein eigenes Versandpaket wird für jeden Export auch lokal gespeichert. Für diese lokale Dateiablage legen Sie den Pfad/Ordner fest; wie für jeden anderen Empfänger auch definieren Sie hierfür außerdem die gewünschten Datenformate und Planfilter.

Empfänger festlegen, Empfängerliste speichern und laden

Wichtig!
Diese Funktionalität erfordert eine Registrierung bei ALLPLAN Exchange. Anwender, die nicht bei ALLPLAN Exchange registriert sind und damit keinen Zugriff auf die Webplattform Allplan Exchange Web haben, können diese Funktionalität nicht nutzen.
Alle weiteren darauf aufbauenden Funktionen sind in diesem Fall ebenfalls nicht verfügbar.

Die Empfänger einer Sendung wählen Sie aus Ihrer über die Webplattform Allplan Exchange Web gepflegten Kontaktliste (vgl. "Empfänger für die aktuelle Sendung bestimmen"). Dort nehmen Sie neue Kontakte auf, aktualisieren bestehende Kontakte und ordnen Kontakte gezielt bestimmten Projekten als Projektpartner zu.

Eine in ALLPLAN definierte Empfängerliste können Sie einschließlich der für die einzelnen Empfänger gewählten Einstellungen in eine Favoritendatei speichern und von dort bei Bedarf wieder laden. Die Einstellungen für die einzelnen Empfänger bleiben dabei erhalten, d. h. wenn Sie die Empfängerliste wieder aus der Favoritendatei laden, werden genau die beim Speichern aktuellen Einstellungen wieder hergestellt.

Datenformate für Empfänger festlegen

Pläne können in verschiedenen Datenformaten exportiert und verschickt werden: Neben dem regulären ALLPLAN Format (Projektdaten in ZIP-Datei gepackt) ist eine Ausgabe auch in den Datenformaten PDF, NID, DGN, DWG, DXF, Bitmap (Pixelbild) möglich. Innerhalb einer Sendung sind für jeden Empfänger mehrere Datenformate gleichzeitig möglich.

Bei der erstmaligen Aufnahme eines Empfängers in eine Empfängerliste sind für ihn automatisch diejenigen Datenformate vorgewählt, die über die von Ihnen definierten Default-Einstellungen vorgegeben sind (vgl. "Default-Einstellung für Datenformate neu hinzugefügter Empfänger festlegen"). Für die aktuelle Sendung kann jedoch bei jedem Empfänger die Kombination der für ihn bestimmten Datenformate nochmals individuell angepasst werden.

Diese Einstellung wird für jeden einmal in die Empfängerliste eines Projekts aufgenommenen Kontakt sowohl projektabhängig als auch abhängig vom ALLPLAN Benutzer gespeichert. Nach dem Entfernen aus der Empfängerliste und neuerlicher Aufnahme erhält also jeder Empfänger automatisch wieder exakt diejenige Einstellung, die vom jeweiligen ALLPLAN Benutzer beim Entfernen für ihn gewählt war.

Auch hier können Sie, um die Ausgabeformate nicht für jeden Empfänger bzw. für jede Sendung von neuem definieren zu müssen, die einzelnen Kombinationen von Ausgabeformaten in entsprechenden Formatfilter-Favoritendateien speichern.

Planfilter für Empfänger setzen

Da die in der Planstruktur ausgewählten Pläne zunächst für alle Empfänger gleichermaßen vorgesehen werden, kann durch Setzen von individuellen Planfiltern der Umfang der einzelnen Versandpakete für jeden Empfänger einzeln gesteuert werden (vgl. "Planfilter für Empfänger setzen").

Um die Definition von Planfiltern zu Rationalisieren können Sie sich hierzu ebenfalls eine Reihe von Filterdefinitionen vordefinieren und in Favoritendateien speichern.

Versandbenachrichtigung zur Sendung

Zu jeder Sendung (Ausnahme: lokale Datenablage) wird eine Versandbenachrichtigung in Form einer E-Mail verschickt, die die Adressaten Ihrer Sendung über die Verfügbarkeit neuer Pläne und/oder Dateien informiert und zusätzliche empfängerspezifische Kurzmitteilungen enthält.

Die Versandbenachrichtigung enthält neben den Elementen Briefkopf, Anrede, Haupttext, empfängerspezifischer Kurzmitteilung und Grußformel stets auch folgende für die versendeten Dateien relevanten, durch den Absender nicht unmittelbar veränderbaren Informationen: Dateinamen, Dateidatum und Dateigröße der verschickten Dateien.

Der Inhalt der Versandbenachrichtigung wird über die jeweils zum Versandzeitpunkt im Dialogfeld Einstellungen definierte Vorlage festgelegt (vgl. "Vorlage für Versandbenachrichtigung definieren"). Zu einer Sendung kann nur eine einheitliche Versandbenachrichtigung verschickt werden, d. h. Anrede, Haupttext und Grußformel sind für alle Adressaten einer Sendung identisch. Unmittelbar beim Versand können für die einzelnen Adressaten lediglich die über die Vorlage definierten Kurzmitteilungen pro Empfänger individuell eingestellt werden (aktivieren/deaktivieren).

Damit Sie für Ihre verschiedenen Sendungen und Projekte unterschiedliche Versandbenachrichtigungen verwenden können ohne die entsprechenden Vorlagen jedes Mal wieder von Neuem definieren zu müssen, können Sie auch die Vorlagen für Ihre Versandbenachrichtigungen in Favoritendateien speichern und jederzeit wieder bequem laden.

Kurzmitteilungen in Versandbenachrichtigung einstellen

Für die zusammen mit einer Sendung verschickte Versandbenachrichtigung wird stets die aktuell im Dialogfeld Einstellungen definierte Vorlage verwendet. In der Empfängerliste können Sie lediglich die Kurzmitteilungen für die einzelnen Adressaten variieren.

Tipp: Möchten Sie Änderungen am eigentlichen Inhalt der Versandbenachrichtigung vornehmen, müssen Sie dies über das Dialogfeld Einstellungen vornehmen (siehe oben "Versandbenachrichtigung zur Sendung").

Freie Dateien in Versandliste(n) eines oder aller Empfänger aufnehmen

Zusätzlich zu den ALLPLAN Plänen können freie Dateien, die nicht durch den Export von Plänen entstanden sind wie Word-Dokumente, Terminpläne etc. in die Versandpakete aufgenommen werden.

Dabei kann eine Datei entweder einem einzelnen Empfänger oder allen Empfängern der aktuellen Empfängerliste gleichzeitig zugeordnet werden (vgl. "Freie Dateien hinzu fügen").

Überprüfen der Sendung vor dem Abschicken bzw. Upload

Vor dem eigentlichen Versand können Sie die für die einzelnen Empfänger vorgesehenen Versandpakete nochmals kontrollieren: Über eine Option steuern Sie, ob die Aussendung unmittelbar im Anschluss an die Aufbereitung der Exportdateien oder zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen soll. Wählen Sie Zweiteres, können Sie über einen Zwischenschritt nach der Aufbereitung der Exportdateien bei jedem einzelnen Plan überprüfen, wie der Name der Exportdatei lautet und für welche Empfänger diese bestimmt ist.

Abschicken bzw. Upload der Sendung

Für die zusammen mit einer Sendung verschickte Versandbenachrichtigung wird stets die aktuell im Dialogfeld Einstellungen definierte Vorlage verwendet.

Zur Dokumentation und als Nachweis für die Sendungen wird jede Versanddatei mit einem Zeitstempel versehen, der Datum und Uhrzeit der Aufnahme in das Versandpaket enthält.

Hinweis: Detaillierte Informationen zu den für einen "Planversand über ALLPLAN Exchange" erforderlichen Arbeitsschritten finden Sie im "Ratgeber" unter "Versenden von Plänen und sonstigen Dateien (Ratgeber)".